Meerwerk registreren als monteur, in twee handelingen
De monteur doet het extra werk, de klant is tevreden, en toch komt het niet op de factuur. Niet omdat iemand het vergeet, maar omdat de melding onderweg kwijtraakt. Zo voorkom je dat meerwerk niet gefactureerd wordt.
Wat gaat er mis
Meerwerk wordt ter plekke afgesproken en daarna doorgegeven via een appje, een belletje of een briefje in de bus. Op kantoor moet iemand die meldingen terugvinden, aan de juiste klus koppelen en navragen wat er precies is gedaan.
- De melding verdwijnt tussen tientallen andere berichten in de WhatsApp-groep.
- Uren en materiaal van het meerwerk ontbreken, dus kantoor moet terugbellen.
- De "nu je er toch bent"-klusjes worden helemaal niet opgeschreven.
- De factuur gaat de deur uit zonder het meerwerk, en achteraf toevoegen voelt ongemakkelijk.
“Het werk is gedaan. We innen het alleen niet.”
In de WhatsApp-groep van dit bedrijf komen 150 berichten per dag binnen. Een of twee keer per week raakt daar een meerwerkmelding kwijt. De eigenaar schat dat op 100 tot 300 euro per week.
Wat je ermee kunt
Je laat de monteur meerwerk doorgeven op de manier die nu al werkt: een foto, een spraakbericht of een paar woorden. Het systeem haalt daar de klus, de omschrijving, de uren en het materiaal uit. Iemand op kantoor bevestigt, en de regel staat op de werkbon. WhatsApp hoeft niet weg.
- Op de eigen telefoon van de monteur
- Twee tot drie handelingen, geen handleiding
- Eén bevestiging op kantoor, geen nieuw controlewerk
Hoe het werkt
- 01
Binnenkomst
De monteur stuurt een foto of spraakbericht over het extra werk, via WhatsApp of een vaste link.
- 02
Voorwerk door het systeem
Het systeem herkent de klus, schrijft de omschrijving uit en zet uren en materiaal in een meerwerkregel.
- 03
Bevestiging door een mens
Iemand op kantoor ziet de regel met foto en tikt op klopt, of past een detail aan.
- 04
Uitvoer naar kantoor
De bevestigde regel staat op de werkbon en gaat mee in de factuur van die klus.
Wat de monteur doet
Op de eigen telefoon, in twee of drie handelingen. Geen menuschermen, geen handleiding.
- 1
Maak een foto van het extra werk of spreek in wat je hebt gedaan.
- 2
Stuur het naar het vaste nummer of de vaste link. Klaar.
- 3
Ontbreekt er iets, dan krijg je één korte vraag terug.
Wat kantoor krijgt
Een complete meerwerkregel, klaar om te bevestigen.
- Klant, adres en klus waar het meerwerk bij hoort
- Omschrijving in gewone taal, met de foto van de monteur
- Uren en materiaal, apart zichtbaar
- Na bevestiging: de regel op de werkbon en in de factuur
Wat het oplevert
Meerwerk dat je al gedaan hebt, komt op de factuur. Hoeveel dat is, verschilt per bedrijf. De eigenaar van een elektrotechnisch installatiebedrijf met 10 monteurs schatte het gemiste meerwerk op 100 tot 300 euro per week. De eigenaar van een machineonderhoudsbedrijf met 8 medewerkers wist niet of het om 2.000 of 20.000 euro per jaar ging. In de pilot meten we het bij jou.
Voorbeelden uit de praktijk, geanonimiseerd. Bedragen zijn schattingen van de eigenaren zelf.
Veelgestelde vragen over dit proces
- Moeten mijn monteurs een nieuwe app installeren om meerwerk door te geven?
- Nee. De monteur geeft meerwerk door vanaf de eigen telefoon, met een foto, een spraakbericht of een paar woorden. Dat kan via de WhatsApp die je bedrijf nu al gebruikt, of via één vaste link. Er zijn geen menuschermen en er is geen handleiding nodig. Het systeem doet het voorwerk, en iemand op kantoor bevestigt de regel met één tik.
- Kan meerwerk via WhatsApp blijven binnenkomen?
- Ja, WhatsApp hoeft niet weg. Het probleem zit niet bij de monteur die een bericht stuurt, maar aan de ontvangende kant op kantoor. Daar verdwijnt een meerwerkmelding tussen tientallen andere berichten. Wij zorgen dat meldingen over meerwerk uit die stroom worden gehaald, aan de juiste klus worden gekoppeld en klaarstaan voor bevestiging door iemand op kantoor.
- Wie controleert of het meerwerk klopt voordat het op de factuur komt?
- Iemand van je eigen kantoor. Het systeem zet de meerwerkregel klaar met omschrijving, uren, materiaal en de foto van de monteur. Jouw collega bekijkt die regel en tikt op klopt, of past hem aan. Pas daarna gaat hij naar de werkbon en de factuur. Die bevestiging vervangt het naspeuren van berichten, dus er komt geen nieuw controlewerk bij.
Plan een gesprek
Kost meerwerk vastleggen jou nu tijd of omzet? Na het klikken vul je vijf velden in. We nemen contact op en kijken in 30 minuten mee bij dat proces.
Geen verkoopgesprek, geen demo van een standaardpakket, geen verplichting.