Materiaal afboeken in je installatiebedrijf, vanaf de bus
Kabel, fittingen, bevestigingsmateriaal: het gaat mee de bus in en komt niet meer terug in de administratie. De voorraad klopt niet, de nacalculatie mist materiaal, en soms ligt het werk stil.
Wat gaat er mis
Materiaal afboeken is extra werk op een moment dat de monteur met de klus bezig is. Dus gebeurt het later, onvolledig of niet. Kantoor ziet pas dat er iets mist als de voorraad op is of de nacalculatie niet klopt.
- Kleinmateriaal wordt gepakt en nooit afgeboekt.
- De voorraad in het systeem verschilt van wat er in het magazijn ligt.
- Materiaal ontbreekt op de nacalculatie, dus de klus lijkt winstgevender dan hij is.
- Een tekort wordt pas ontdekt als het werk al moet beginnen.
Kleinmateriaal verdwijnt hier zonder afboeking. De voorraad klopt niet, en soms staat het werk twee dagen stil omdat materiaal ontbreekt. De eigenaar spreekt van tienduizenden euro per jaar.
Wat je ermee kunt
Je laat de monteur verbruik doorgeven op het moment dat het gebeurt, met een foto of een paar woorden. Het systeem maakt daar afboekregels van, gekoppeld aan de klus. Iemand op kantoor bevestigt. De voorraad en de nacalculatie kloppen weer met wat er echt is gebruikt.
- Op de eigen telefoon van de monteur
- Twee tot drie handelingen, geen handleiding
- Eén bevestiging op kantoor, geen nieuw controlewerk
Hoe het werkt
- 01
Binnenkomst
De monteur maakt een foto van het verbruikte materiaal of spreekt in wat er is gebruikt.
- 02
Voorwerk door het systeem
Het systeem herkent de artikelen en aantallen en koppelt ze aan de juiste klus.
- 03
Bevestiging door een mens
Iemand op kantoor controleert de afboeking met één tik, of past een aantal aan.
- 04
Uitvoer naar kantoor
De afboeking staat op de klus en in de voorraad, en gaat mee in de nacalculatie.
Wat de monteur doet
Geen artikelnummers, geen voorraadlijst. Een foto of een zin is genoeg.
- 1
Maak een foto van wat je hebt gebruikt, of zeg het: "twaalf meter kabel, twee dozen".
- 2
Stuur het naar het vaste nummer of de vaste link.
- 3
Twijfelt het systeem over een artikel, dan krijg je één korte vraag terug.
Wat kantoor krijgt
Afboekregels per klus, klaar om te bevestigen.
- Artikel, aantal en klus, voorgesteld door het systeem
- De foto of het bericht van de monteur ernaast
- Na bevestiging: afgeboekt op de klus en in de voorraad
- Materiaal dat echt is gebruikt, zichtbaar in de nacalculatie
Wat het oplevert
Een voorraad die klopt en nacalculaties met het materiaal dat echt is gebruikt. De eigenaar van een industrieel installatiebedrijf met 18 medewerkers schatte het verlies door niet-afgeboekt kleinmateriaal op tienduizenden euro per jaar, plus soms twee dagen stilstand. In de pilot meten we hoeveel materiaal bij jou nu niet wordt afgeboekt.
Voorbeeld uit de praktijk, geanonimiseerd. Bedrag is de schatting van de eigenaar.
Veelgestelde vragen over dit proces
- Hoe boekt een monteur materiaal af zonder een voorraadlijst bij te houden?
- De monteur maakt een foto van wat er verbruikt is, of spreekt het in, bijvoorbeeld twaalf meter kabel en twee dozen pluggen. Het systeem herkent de artikelen, koppelt ze aan de klus en zet een afboeking klaar. Iemand op kantoor bevestigt die met één tik. De monteur houdt geen lijst bij en hoeft geen artikelnummers te kennen.
- Werkt materiaal afboeken samen met ons huidige voorraadprogramma?
- Dat bekijken we per bedrijf in het eerste gesprek. We richten de uitvoer in op het programma dat je nu gebruikt: als regel in je voorraad- of boekhoudpakket, of als lijst die kantoor direct kan overnemen. Je hoeft niet over te stappen op nieuwe software. Welke vorm het wordt, hangt af van wat jouw pakket toelaat.
- Wat levert het op als kleinmateriaal wel wordt afgeboekt?
- Een voorraad die klopt en nacalculaties met het materiaal dat echt is gebruikt. De eigenaar van een industrieel installatiebedrijf met 18 medewerkers die wij helpen, schatte het verlies door niet-afgeboekt kleinmateriaal op tienduizenden euro per jaar. Daarbij lag het werk soms twee dagen stil door een voorraad die niet klopte. In een pilot meten we het bij jou.
Plan een gesprek
Kost materiaal afboeken jou nu tijd of omzet? Na het klikken vul je vijf velden in. We nemen contact op en kijken in 30 minuten mee bij dat proces.
Geen verkoopgesprek, geen demo van een standaardpakket, geen verplichting.