Klantmail sorteren in je installatiebedrijf, zonder dat er iets blijft liggen
Een storingsmelding zonder adres, een offerteaanvraag zonder maten, een akkoord op meerwerk dat niemand terugvindt. Informatie van de klant komt onvolledig binnen, en kantoor is bezig met uitzoeken in plaats van plannen.
Wat gaat er mis
Klantmail komt binnen in één algemene inbox. Iemand leest elke mail, bepaalt wat het is, zoekt de klant en het project op en ziet dan pas wat er ontbreekt. Daarna gaat er een mail terug, en begint het wachten.
- Storingen, offertes, facturen en afspraken staan door elkaar in één inbox.
- Belangrijke informatie ontbreekt, zoals adres, foto of type installatie.
- Een akkoord op meerwerk is later niet terug te vinden bij de klus.
- De monteur krijgt een werkopdracht met halve informatie.
Wat je ermee kunt
Je laat het systeem elke klantmail voorsorteren: wat voor soort mail het is, bij welke klant en welk project hij hoort, en welke informatie nog ontbreekt. Voor die ontbrekende informatie staat een conceptvraag klaar. Iemand op kantoor bevestigt de indeling en verstuurt de vraag.
- Op de eigen telefoon van de monteur
- Twee tot drie handelingen, geen handleiding
- Eén bevestiging op kantoor, geen nieuw controlewerk
Hoe het werkt
- 01
Binnenkomst
Een klant mailt naar je algemene adres, bijvoorbeeld info@ of service@.
- 02
Voorwerk door het systeem
Het systeem bepaalt de soort mail, koppelt klant en project en ziet wat ontbreekt.
- 03
Bevestiging door een mens
Iemand op kantoor bevestigt de indeling en leest het concept voor de klant.
- 04
Uitvoer naar kantoor
De mail staat bij de juiste klus of lijst, en de klant krijgt een gerichte vraag.
Wat de monteur doet
De monteur doet niets extra. Wel komt de werkopdracht completer binnen.
- 1
Je krijgt een werkopdracht met adres, foto en omschrijving van de klant.
- 2
Een akkoord op meerwerk staat bij de klus, dus je weet wat is afgesproken.
Wat kantoor krijgt
Een voorgesorteerde inbox, met wat ontbreekt al in beeld.
- Per mail: soort, klant, project en urgentie
- Welke informatie ontbreekt, met een conceptvraag aan de klant
- Akkoorden op meerwerk direct bij de juiste klus
- Er gaat niets naar de klant zonder bevestiging van kantoor
Wat het oplevert
Minder uitzoekwerk op kantoor en werkopdrachten die compleet zijn voordat de monteur vertrekt. Hoeveel tijd dat scheelt, verschilt per bedrijf, daarom noemen we hier geen bedrag. In de pilot tellen we hoeveel mails per week bij jou extra uitzoekwerk kosten.
Voorbeelden uit de praktijk, geanonimiseerd.
Veelgestelde vragen over dit proces
- Leest het systeem al onze e-mail mee?
- Nee. Het systeem kijkt alleen in de inbox die je samen met ons aanwijst, bijvoorbeeld info@ of service@. Persoonlijke mailboxen blijven erbuiten. Welke mail wordt verwerkt, wat ermee gebeurt en hoe lang gegevens bewaard blijven, leggen we vooraf samen vast. Iemand van je eigen kantoor bevestigt elke indeling voordat er iets met een mail gebeurt.
- Stuurt het systeem zelf antwoorden naar klanten?
- Nee, niet zonder bevestiging. Het systeem zet een concept klaar, bijvoorbeeld een vraag om het ontbrekende adres, een foto van de storing of het type installatie. Iemand op kantoor leest het concept, past het aan als dat nodig is en verstuurt het. De klant krijgt dus een bericht dat een collega van je heeft gezien en goedgekeurd.
- Welke klantmails kan het systeem voorsorteren?
- De mails die bij jou het vaakst binnenkomen en het meeste uitzoekwerk kosten. Denk aan storingsmeldingen, offerteaanvragen, akkoorden op meerwerk, vragen over facturen en afspraakwijzigingen. In het eerste gesprek bepalen we welke soorten bij jouw bedrijf horen. Het systeem herkent die, koppelt ze aan klant en project en laat zien welke informatie nog ontbreekt.
Plan een gesprek
Kost klantmail sorteren jou nu tijd of omzet? Na het klikken vul je vijf velden in. We nemen contact op en kijken in 30 minuten mee bij dat proces.
Geen verkoopgesprek, geen demo van een standaardpakket, geen verplichting.